Rester en sécurité (et sain d’esprit) dans un monde de télétravail

Les consignes nous invitant à rester chez nous et à travailler à domicile si la situation le permet m’ont fait réfléchir : le travail à distance est une norme admise chez Genesys. Notre entreprise dispose de nombreux bureaux, le travail à domicile chaque jour pour nombre de mes collègues est déjà une réalité. Et même ceux d’entre nous qui travaillent dans des bureaux d’entreprise peuvent travailler à distance quelques jours pour éviter les déplacements difficiles ou mieux se concentrer sur des projets clés, tout en restant disponibles grâce à des outils tels que la plateforme Genesys CloudTM et Zoom. Avant la pandémie de COVID-19, les réunions Zoom ne comprenaient que quelques personnes travaillant à domicile. Aujourd’hui, bien sûr, nous passons tous nos appels depuis la chambre d’amis, la salle à manger ou le bureau à domicile, ou en utilisant un fond virtuel pour cacher les enfants et les animaux de compagnie qui se trouvent derrière nous.

Ces jours-ci, il semble que tout le monde dispose d’un guide pour travailler efficacement à domicile, qu’il s’agisse de The Verge, NPR ou encore du Wall Street Journal.

Du point de vue informatique, le succès du travail à distance commence par les outils technologiques qui le rendent possible. Et bien que nous pensions souvent que la sécurité est gérée par l’équipe informatique, nous pouvons faire certaines choses pour vous aider. Utilisez le VPN de l’entreprise ; travaillez sur les programmes logiciels fournis par l’entreprise ; assurez-vous d’installer toutes les mises à jour lorsque vous y êtes invité. Ces étapes peuvent sembler évidentes, mais à quand remonte la dernière fois que vous avez modifié le mot de passe permettant de régler les paramètres de votre routeur WiFi Internet domestique ? Les cybercriminels savent que beaucoup d’entre nous travaillent à distance : nos réseaux domestiques sont leurs nouvelles cibles lorsqu’ils cherchent à subtiliser des informations d’entreprise.

Être efficace et rester sain d’esprit

Ensuite, certaines habitudes nous aident à réussir. Certains experts recommandent de porter vos vêtements de travail habituels, qu’il s’agisse d’un costume ou d’un sweat à capuche et d’un jean, tandis que d’autres estiment qu’il est bon de se sentir à l’aise, sans pour autant vous montrer en pyjama lors des appels vidéo. D’autres experts recommandent de recréer votre trajet habituel pour vous mettre dans le bon état d’esprit, même s’il me semble compliqué de descendre les escaliers pendant les 90 minutes qui correspondent à mon temps de trajet habituel.

Ce qui est vrai, cependant, c’est qu’habituellement, pendant mon trajet, je me prépare mentalement pour la journée, en rédigeant des listes de tâches et en résolvant les problèmes dans ma tête. Alors, laissez le temps à votre cerveau de s’échauffer. Méditez, prenez un vrai petit déjeuner, montez sur votre vélo d’appartement ou promenez votre chien. Faites tout ce que vous pouvez pour préparer votre esprit entre le moment où vous sortez du lit et celui où vous vous installez à votre poste de travail.

Ne restez pas scotché à votre siège. Il est beaucoup trop facile de commencer tôt et de continuer à travailler jusqu’au soir. Bien sûr, mon animal de compagnie me réclame des caresses plusieurs fois dans la journée et je me rends dans la cuisine de temps en temps, mais il est très tentant de continuer à travailler. « Encore une chose ou deux » se transforme en deux heures supplémentaires. Définissez des horaires de travail ou des limites réelles pour vous-même, comme si vous étiez au bureau. Il y aura toujours un projet ou des urgences qui exigeront plus de temps, mais assurez-vous qu’il s’agit vraiment de quelque chose justifiant de travailler encore pendant plusieurs heures.

Si vous avez des enfants, vous savez déjà que, même si la vie familiale ordinaire demande beaucoup de planification et d’organisation, avoir tout le monde réunit sous le même toit en demande encore davantage. Dans son article « 5 conseils pour équilibrer le travail à distance alors que votre famille est également à la maison », Forbes donne de très bonnes idées, mais la plus importante d’entre toutes semble être de se rappeler qu’il est difficile de faire face au changement. Soyez indulgent envers vous-même. Et si votre enfant se retrouve devant la caméra lors d’une vidéo conférence, ce n’est pas la fin du monde.

Établir le lien humain

L’anxiété, le stress et la dépression sont en hausse en cette période de confinement. C’est le moment où jamais d’utiliser nos outils techniques pour établir des relations humaines. La plateforme Genesys Cloud et d’autres applications de communication et de collaboration permettent de faire facilement le point sur les questions et détails clés, de réaliser des brainstormings et de continuer à faire avancer les projets. Mais ne les utilisez pas uniquement pour être efficace au travail. Discutez avec vos collègues et prenez de leurs nouvelles.

Les vidéoconférences représentent une solution fiable pour les communications à distance. Même si vous êtes profondément introverti, allumez la caméra de votre ordinateur. Nous communiquons toujours mieux en face-à-face, et la vidéo facilite le partage d’aides visuelles qui améliorent la compréhension ou la présentation de nos idées pour l’équipe. De plus, les banalités et les rires que nous partageons chaque fois qu’une personne rejoint la conversation nous rappellent les moments où nous nous croisions dans les couloirs, chose que nous ne sommes pas prêts de revivre avant un certain temps. Sur le plan personnel, j’entends des personnes qui utilisent des visioconférences pour prendre l’apéritif, bruncher, passer des appels de trois heures pendant la nuit sur deux fuseaux horaires et se réunir avec leur famille éloignée.

Ce lien que nous créons, que ce soit pour demander à nos collègues de faire quelque chose ou pour prendre des nouvelles de nos proches, est essentiel. Actuellement, nous comprenons que nous sommes tous dans la même situation. Il est facile d’être aimable et d’avoir de l’empathie pour les autres. Et nous voulons toujours plus de ce que nous ne pouvons pas avoir, y compris le temps passé avec les êtres chers.

Les choses évoluent et nous continuons d’appréhender cette crise quotidiennement. Mais un jour, nous reprendrons le cours « normal » de notre vie, bien que plus rien ne sera jamais comme avant. J’espère que nous continuerons à faire preuve d’empathie, à prendre du temps pour les êtres chers et à partager ce sentiment d’unité. Et j’espère que dans le monde débarrassé de ce virus, nous pourrons appliquer un enseignement clé dans le monde du travail : celui d’être une équipe connectée, solidaire et efficace, où que nous nous trouvions.

Assurez la sécurité de votre équipe d’assistance à la clientèle et permettez-leur de travailler à distance, rapidement. Genesys Rapid Response est disponible pour toutes les entreprises, qu’il s’agisse de clients Genesys ou d’autres entreprises, organismes gouvernementaux et à but non lucratif.