Nel mondo in rapida evoluzione della gestione del personale (workforce management, WFM), le tecnologie di AI stanno trasformando i processi, aprendo la strada a una gestione delle risorse più strategica, efficiente e flessibile

Di fronte alle complessità della nuova era dell’AI, è essenziale comprendere come questi progressi stiano trasformando il ruolo dei professionisti del WFM e rispondendo alle mutevoli esigenze del personale.

Le sfide dei sistemi WFM tradizionali

Tradizionalmente, il workforce management è sempre stato un processo lungo, talvolta manuale e spesso caratterizzato da inefficienze ed errori. I responsabili della pianificazione, della previsione e della programmazione devono affrontare il difficile compito di creare pianificazioni ottimali che concilino le esigenze dei dipendenti con gli obiettivi di business.

I supervisori faticano a gestire i conflitti di orario imprevisti e a mantenere un livello di servizio costante. Gli agenti spesso non hanno la possibilità di controllare i propri orari, il che è fonte di insoddisfazione e stress.

A ciò si aggiunge il fatto che la popolazione lavorativa stessa si sta rinnovando. Le giovani generazioni privilegiano l’equilibrio tra vita professionale e vita privata e cercano condizioni di lavoro più flessibili, mentre le nuove tendenze economiche inducono un approccio più dinamico al lavoro.

Tutto ciò richiede una strategia aziendale più flessibile e personalizzata in materia di gestione del personale. Ciò mette in discussione i metodi e gli strumenti tradizionali.

Le soluzioni basate sull’intelligenza artificiale automatizzano i processi di pianificazione degli orari dei dipendenti, fornendo dati in tempo reale e rendendo più flessibile l’organizzazione del lavoro.

Questi strumenti avanzati stanno reinventando i metodi di workforce management dalle attività amministrative alla pianificazione strategica del personale, fino al processo decisionale. Grazie agli strumenti basati sull’AI, le aziende ottimizzano l’allocazione delle risorse, migliorano l’efficienza operativa e rispondono alle nuove aspettative dei propri dipendenti.

Strumenti di ottimizzazione del personale alimentati dall’AI per un team dinamico

Una soluzione WFM basata sull’AI consente alle aziende di rispondere alle esigenze dei dipendenti le cui aspettative sono cambiate, preparandosi al contempo ai cambiamenti futuri. Genesys Cloud™ Workforce Engagement Management (WEM)sfrutta l’AI predittiva e prescrittiva per prevedere e pianificare gli orari di lavoro. Inoltre, si basa sull’analisi dei dati in tempo reale per fornire informazioni ai team al fine di ottimizzare l’assegnazione dei dipendenti, allineare le risorse agli obiettivi aziendali e stimolare la crescita complessiva dell’azienda.

Il pianificatore delle attività automatizza l’organizzazione delle attività ricorrenti e ad hoc, per un’allocazione ottimale delle risorse in linea con gli obiettivi di livello di servizio. Le possibilità di scambio di orari generate dal sistema offrono agli agenti la flessibilità di cui hanno bisogno, riducendo al minimo i conflitti di agenda.

Dando ai dipendenti la possibilità di proporre orari che corrispondono alle loro preferenze e disponibilità, si migliora la soddisfazione e l’impegno sul lavoro. Il risultato: i tuoi dipendenti sono più motivati e più capaci di adattarsi. E questo genera valore per l’azienda.

Per i professionisti della gestione del personale, queste soluzioni sono fondamentali per mantenere un buon livello di efficienza e raggiungere gli obiettivi di servizio prefissati Queste soluzioni consentono ai responsabili e ai supervisori di gestire i turni di lavoro, creare procedure di richiesta di modifiche agli orari e trattarle nel sistema, in base alle esigenze.

Riducendo il carico di lavoro e le elaborazioni ripetitive, queste tecnologie consentono ai professionisti di concentrarsi su iniziative strategiche volte a migliorare la produttività e l’efficienza sul lavoro. Questo progresso non solo migliora il loro lavoro, ma razionalizza anche i processi, traducendosi in una strategia di gestione del personale più efficiente e flessibile.

L’evoluzione strategica dei ruoli nella gestione del personale

I ruoli delle risorse umane, dei previsori, dei programmatori, dei supervisori e degli agenti sono tradizionalmente legati a processi manuali che spesso richiedevano tempo e sforzi considerevoli per garantirne l’efficacia e la conformità. Questi ruoli sono essenziali per garantire una gestione ottimale del personale.

Tuttavia, con l’aumentare delle aspettative dei clienti e delle complessità operative, è emersa anche la necessità di soluzioni più sofisticate per assistere questi team.

Con l’introduzione dell’intelligenza artificiale, i professionisti beneficiano di una crescente automazione dei processi, di un’elaborazione e un’analisi dei dati in tempo reale più approfondite, nonché di funzionalità predittive e prescrittive all’avanguardia. Man mano che queste funzioni si evolvono, l’AI diventa il fattore determinante, offrendo nuovi modi per gestire i programmi dei dipendenti con maggiore flessibilità. Inoltre, questi strumenti offrono prospettive strategiche che consentono loro di migliorare la precisione e l’efficienza.

Ecco come l’AI ottimizza ciascuno di questi ruoli.

Pianificatori, previsori e programmatori: gli algoritmi di AI e i dati in tempo reale consentono ai pianificatori di prendere decisioni informate, garantendo che le attività e gli orari dei team siano pianificati in modo ottimale. L’allocazione delle risorse e l’efficienza operativa complessiva risultano notevolmente migliorate.

Supervisori: gli strumenti di gestione dei team basati sull’AI consentono ai supervisori di gestire senza sforzo i conflitti di pianificazione imprevisti. Le soluzioni automatizzate per lo scambio di orari consentono ai supervisori di rimanere conformi ai livelli di servizio richiesti, offrendo al contempo ai dipendenti la flessibilità di cui hanno bisogno.

Passando dai processi manuali alle soluzioni automatizzate e guidate dall’AI, i supervisori possono concentrarsi sulla strategia e sulla gestione dei team.

Agenti: L’integrazione dell’AI nel workforce management offre agli agenti maggiore flessibilità e controllo sui loro orari. Gli strumenti di pianificazione abilitati dall’AI consentono agli agenti di fare offerte su piani di lavoro che si adattano alle loro preferenze e disponibilità.

In un momento in cui il personale è in piena trasformazione, in cui le nuove generazioni e la “gig economy” richiedono ambienti di lavoro più adattabili e personalizzati, questa flessibilità è essenziale. Dando agli agenti la possibilità di gestire i propri orari, le aziende possono migliorare la soddisfazione sul lavoro, ridurre lo stress e aumentare l’engagement complessivo.

Pianificazione della capacità alimentata dall’AI: un vantaggio strategico per l’ottimizzazione del personale

La pianificazione della capacità alimentata dall’AI trasforma il workforce management tradizionale, integrando la possibilità di prevedere ciò che potrebbe accadere con i dati operativi in tempo reale. Integrando l’AI nella gestione del personale, le organizzazioni possono abbandonare le pratiche reattive e passare a decisioni proattive e basate sui dati.

Supervisori e manager possono programmare in modo più preciso le attività di onboarding e di formazione, assicurando che ci siano risorse pronte all’aumentare delle richieste. La capacità dell’intelligenza artificiale di analizzare dove si verificano dei problemi, le contrazioni e i livelli di corrispondenza attesi a tempo pieno assicura che i piani di ingaggio siano correttamente allineati ai carichi di lavoro previsti.

A differenza dei sistemi di pianificazione obsoleti o che operano in modo separato, gli strumenti alimentati dall’AI unificano le funzioni operative, HR e di leadership per una collaborazione senza soluzione di continuità. Queste soluzioni si affidano a modelli predittivi e prescrittivi nativi adattati alle esigenze organizzative, abilitando un approccio completo alla previsione della domanda e all’allineamento del personale.

L’AI non si concentra solo sulle esigenze attuali, ma fornisce suggerimenti che consentono di pianificare in anticipo. I team possono individuare il momento in cui avviare la formazione e l’inserimento in azienda, in base ai requisiti di personale previsti. In questo modo i gruppi di lavoro possono essere organizzati tenendo conto di eventi come le festività natalizie, i lanci di prodotto o altri momenti di forte domanda.

La pianificazione della capacità alimentata dall’AI sostituisce i metodi di previsione manuali e obsoleti con strategie intelligenti e in tempo reale, agili e scalabili. Con una maggiore precisione e integrazione, le organizzazioni possono operare in sicurezza tra le richieste che cambiano, ridurre le inefficienze e garantire la soddisfazione dei clienti. Il tutto grazie a un personale adeguato.

Abbracciare il futuro del workforce management

Mentre continuiamo il nostro viaggio nell’era dell’AI, la trasformazione del workforce management è inevitabile. L’integrazione di strumenti basati sull’AI sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono le loro risorse, offrendo maggiore flessibilità e controllo ai dipendenti e assegnando ai professionisti WFM un ruolo più strategico.

Le soluzioni alimentate dall’AI aiutano le aziende a soddisfare le esigenze di un personale in evoluzione, a migliorare l’efficienza complessiva e a guidare la crescita strategica.

Questa rivoluzione sta avvenendo sotto i nostri occhi: sarai in grado di trasformare la tua strategia di workforce management? Per ulteriori informazioni, visita Genesys Cloud WEM. E utilizza questa checklist per valutare le diverse soluzioni WEM disponibili sul mercato, e la loro capacità di soddisfare le esigenze dei diversi stakeholder: in questo modo potrai scegliere la soluzione che garantisce il massimo ROI.